Qu’est-ce que Virtual Risk Manager (VRM) ?

Votre entreprise peut choisir d’utiliser le portail en ligne du manager appelé Virtual Risk Manager (VRM). Bien que Mentor fournisse facilement aux managers d’importantes données de conduite, VRM permet d’accéder à encore plus de données et de contexte sur les scores de conduite de leur équipe. 

VRM est une plateforme de gestion des risques liés aux conducteurs qui examine cinq composants interdépendants mesurant les risques liés à la conduite :

• Incidents
• Collisions
• Violations de permis
• Évaluation des risques
• Données télématiques (si disponibles)

Caractéristiques et avantages : 

• Les tableaux de bord sont interactifs, ce qui permet aux managers de déterminer des critères, d'exécuter des rapports et de repérer des risques. 
• Les données visuelles, telles que les diagrammes et les graphiques, sont codées par couleur (rouge, jaune et vert) pour attirer l’attention sur les zones de risque ou de non-conformité.
• Concentrez-vous sur toute l’équipe du manager ou seulement sur certains conducteurs donnés pouvant avoir besoin d’une aide supplémentaire. 
• Déterminez les étapes exploitables pour aider les conducteurs les plus à risque à l’aide d’une formation, d’un coaching* et d’autres ressources. 

Regardez Virtual Risk Manager® (5:02) pour en savoir plus sur VRM.  

 

 

Tableau de bord VRM

Votre Tableau de bord VRM affiche les analyses de votre équipe et met en évidence les informations importantes qui peuvent nécessiter votre attention (telles que les risques potentiels ou les domaines de non-conformité).

Récapitulatif d’exposition au risque DriverINDEX^® : affiche le nombre de conducteurs classés comme à « risque faible », « risque moyen » et « risque élevé ».

Population VRM : indique le nombre d’employés actifs, inactifs, pré-embauchés et en attente.

Scores DriverINDEX : indique les scores moyens des conducteurs actifs au cours des 12 derniers mois.

Événements DriverINDEX : catégorise les types d’événements les plus fréquents qui ont affecté les scores des conducteurs actifs au cours des 12 derniers mois.

RoadRISK : montre la répartition des scores sur l’évaluation RoadRISK, qui calcule le risque d’être impliqué dans une collision en fonction des comportements du conducteur et de son attitude de conduite.

Scores de conduite sûre FICO^® : affiche les résultats des scores de conduite pour les utilisateurs de télématique Mentor d’une semaine sur l’autre.

 

Vue Conducteur détaillée

En plus des récapitulatifs de données des conducteurs de votre équipe, vous pouvez aider vos conducteurs les plus à risque avec une vue détaillée de leurs données spécifiques.

Dans le dossier du conducteur, vous pouvez voir ses scores de conduite (score DriverINDEX^®, points entreprise et/ou score de conduite sûre FICO^®), ses activités (telles que les cours terminés et les certificats obtenus) et ses récapitulatifs d’événements (tels que les collisions, les incidents, les violations de permis et les évaluations des risques). Vous pouvez comparer les performances de conduite de la période actuelle à celles de la dernière période pour voir leur évolution au fil du temps. Vous pouvez trouver des évaluations et des activités de coaching, l’historique des événements ainsi que des notes et graphiques de Mentor (données mensuelles pour 100 miles).

 

 

Tableau de bord coaching

La boîte à outils « Coaching » crée un environnement sûr pour un échange bilatéral entre managers et conducteurs. L’objectif est de souligner une nouvelle fois l’importance de créer une culture sans accident (Crash-Free Culture^®) et de s’assurer que les conducteurs rentrent chez eux en toute sécurité à la fin de chaque journée. Une participation active est essentielle pour que les conducteurs puissent changer de comportement et réduire leur risque de collision.

Si la fonctionnalité « Coaching » est activée, des sessions peuvent être attribuées aux conducteurs de votre équipe dans VRM ou dans l’application Mentor. Vous pouvez voir quels sont les membres de l’équipe qui ont besoin d’une session de coaching pour le mois à partir du DriverINDEX : Page scorecard dans le DriverINDEX : Colonne COACH. Si votre entreprise n’a pas de coaching mensuel, les managers peuvent utiliser le rapport « Affectations de coaching », si disponible.

Tout conducteur pour lequel apparaît la mention « Requis » requiert une session de coaching que vous, le manager, planifierez soit en présentiel, soit par téléphone.

 

Remarque : Le coaching peut également être disponible dans l’application Mentor.

 

 

Nouveaux incidents, collisions ou violations

Les incidents, collisions et violations nouvellement signalés seront mis en évidence sur votre tableau de bord VRM pour vous alerter des risques accrus. Connectez-vous au portail et cliquez sur la vignette MVR.

Sous le MVR+ : Pages de résultats de vérification MVR, les managers peuvent voir les détails après la vérification MVR d'un conducteur actif, y compris ceux concernant les restrictions de permis et les violations passées. Vous pouvez voir la date à laquelle le rapport a été renvoyé, la date de la dernière surveillance, le statut MVR, les résultats et les éventuels codes de violation.

Les rapports MVR des nouveaux conducteurs sont disponibles sur le portail VRM sous MVR+. Une fois que vous aurez accédé à la page des résultats de vérification MVR, vous verrez des détails sur les résultats MVR de votre équipe.

• Date de commande et date de retour : Affiche la date à laquelle la vérification de permis la plus récente a été envoyée et la date à laquelle les résultats ont été reçus. Aucune date indique qu’AUCUNE commande n’a été envoyée.
• Dernière DRM : Affiche la date de la dernière activité de surveillance des risques du conducteur (DRM).
• État de la MVR : Affiche l'état d'une vérification de permis en cours d'exécution.
• Signalement/Absence de signalement : Indique le signalement ou non de violations. Signalement signifie qu’une violation a été trouvée, et Absence de signalement signifie qu’ACUCUNE violation n’a été trouvée.
• Codes SVC : Répertorie les codes de violation dans le système pour le conducteur sélectionné. La description et la date de la violation seront affichées dans une info-bulle lorsque vous survolez le code.
• Détails du permis : Comprend la classe actuelle, le statut, la description et la date d’expiration.
• Rapport complet : Joint une version PDF détaillée du rapport.

Rapports

Les managers disposent de toute une gamme d’outils disponibles sur le portail VRM pour contribuer à une culture de conduite sûre.

• Rapports du conducteur : Consultez les informations de conduite concernant votre équipe ou un conducteur donné, y compris son score de conduite sûre FICO® et les données de son trajet.
• MVR : Détails d’accès suite aux données de vérification MVR d’un conducteur actif (violations et restrictions), aux informations d’immatriculation et aux mesures administratives (telles que les formulaires de consentement).
• Rapports sur le véhicule : Renseigne sur les inspections des véhicules effectuées par leurs conducteurs pour identifier les dommages et alerter les managers des problèmes qui doivent être traités.

 Remarque : Le rapport est défini par défaut sur les conducteurs ayant un statut « actif ».

 

Culture

L’onglet Culture VRM contient divers documents nécessaires pour soutenir la culture de conduite sûre de votre entreprise. Les sujets suivants peuvent contribuer à une culture sans accident (Crash-Free Culture^®) :

• Avis de confidentialité : Passez en revue les informations utilisées et la manière dont la vie privée de votre équipe est protégée.
• Politique du conducteur : Voyez les conducteurs qui ont consenti aux rôles et responsabilités spécifiques à votre entreprise.
• Autorisation de conduire : Examinez les employés autorisés à conduire à des fins professionnelles.
• Trajet pour le travail : Découvrez plus de détails sur les employés qui conduisent à des fins professionnelles.
• Détails du conducteur : Permet aux conducteurs d’envoyer des informations sur leur permis et leur véhicule.  

 

Autres outils VRM

Vous trouverez divers guides Mentor et FAQ sur votre portail VRM. Vous pouvez également avoir accès aux documents téléchargés par votre entreprise pour soutenir votre programme de sécurité des conducteurs. Consultez l’onglet « Guides/FAQ » de votre portail pour en savoir plus.

Vous pouvez également avoir accès à l’onglet « Rapport de formation externe », qui suit la formation pour s’assurer que tous les conducteurs se conforment aux diverses exigences de votre entreprise. Cliquez sur l’onglet « Rapport de formation externe » pour en savoir plus.

 

Comment utiliser Mentor pour aider mon équipe ?

En tant que manager, Mentor peut vous aider à encourager des habitudes de conduite sûres et à aider les conducteurs à risque sur la base de données en temps réel. Les managers peuvent facilement voir les risques de leurs conducteurs dans l'application Mentor afin de favoriser la bonne communication au bon moment.

Mentor vous permet d'appliquer les attentes de l'entreprise en matière de sécurité routière. Les détails des tableaux de bord de vos conducteurs (tels que la formation requise et les activités récentes) doivent être discutés lors de vos entretiens réguliers avec vos conducteurs, ou à plus brève échéance si un conducteur entre dans la plage à risque.

 

Comment savoir si les conducteurs ont besoin de Coaching ?

Les missions de coaching sont conçues pour vous guider lors des réunions avec vos conducteurs. Une fois que vous aurez ouvert une session de coaching, l’écran fournira des questions ouvertes avec des zones de texte vides pour faciliter les discussions collaboratives. Vous pouvez documenter votre session dans les zones de texte, enregistrer vos commentaires et vous y référer à l’avenir.

Dans l’application Mentor, le nombre de conducteurs qui ont besoin de coaching sera affiché dans une carte sur le tableau de bord. Cliquez sur la vignette pour afficher une vue détaillée de ces conducteurs et du/des titre(s) de la formation dont ils ont besoin.

Les managers peuvent facilement voir la progression du coaching de leur équipe.

• Requis : indique le nombre de conducteurs qui doivent suivre au moins un module de coaching mais qui ne l’ont pas encore commencé. Les managers doivent planifier les sessions dès que possible car leur aide est un élément essentiel et obligatoire pour la sécurité.
• En cours : indique le nombre de conducteurs qui ont commencé leur coaching requis avec vous, mais qui ne l’ont pas terminé. Les managers peuvent avoir besoin de contacter ces conducteurs pour qu’ils terminent leur session ou qu’ils envoient une session terminée qui n’a pas encore été soumise.
• Facultatif : indique le nombre de conducteurs dont le coaching est disponible, mais qui ne l’ont pas commencé ou terminé. Bien que le coaching ne soit pas obligatoire pour ces conducteurs, les managers peuvent souhaiter rencontrer ces derniers pour discuter des principes de conduite sûre afin d’aider le programme de leur entreprise.
• Fermé : indique le nombre de conducteurs qui ont eu un coaching affecté mais dont les modules ne sont plus disponibles. Les managers devront tout de même surveiller l’apprentissage continu afin de limiter le risque de collision.
• Terminé : indique le nombre de conducteurs qui ont terminé les modules de coaching requis et qui sont en conformité. Les managers sont encouragés à examiner les sessions terminées pour préparer les prochains entretiens, célébrer les réalisations de leurs conducteurs et ajuster les objectifs de leur équipe au fil de l’évolution des tendances.

 

 

S’ils signalent des dommages lors de la pré-inspection, les conducteurs doivent-ils aussi les signaler après le trajet ?

S’il n’y a pas de nouveau dommage à signaler, vous n’aurez pas besoin de documenter ces dommages une deuxième fois lors de votre inspection après le trajet.

En cas de nouveaux dommages à signaler, vous devrez les signaler après le trajet. Lorsque vous terminez votre inspection post-trajet, choisissez OUI pour être dirigé vers la liste de contrôle DVIR complète.

 

Que faire si mon équipe s’inquiète pour le respect de la confidentialité des données ?

Les données personnelles des conducteurs collectées par Mentor sont confidentielles et seront soumises aux conditions de leur employeur ainsi qu’à la politique de confidentialité d’eDriving℠.

 

Aucune information personnellement identifiable n’est transmise depuis un smartphone aux serveurs Mentor. La fonctionnalité « Circles » permet le partage des scores de conduite (tels que le score de conduite sûre FICO^® / DriverINDEX^® / points entreprise), la répartition du comportement / de l’événement et les modules de playlist en attente avec d’autres membres du Circle désigné. Aucune donnée de localisation n’est partagée.

 

Les conducteurs ont la possibilité de désactiver le partage avec d’autres membres Circles. Pour régler les paramètres de partage, sélectionnez le Circle souhaité et cliquez sur « Modifier » pour activer/désactiver le partage. Bien que le conducteur puisse désactiver le partage avec ses pairs, sa note et ses évaluations de risque resteront partagées avec son manager.

 

Pour les utilisateurs de l’application télématique, les données de trajet « passager » et « personnel » ne sont pas incluses dans le calcul du score de conduite sûre FICO (les conducteurs doivent se rappeler d’identifier les trajets « passager » ou « personnel » au moins une fois tous les 7 jours pour que leur score reste exact).

Les trajets, le kilométrage et les scores de conduite des conducteurs ne sont pas publics et ne sont visibles que par leurs managers au sein de la même organisation, ou par les membres de tout Circle auquel un conducteur choisit de participer.

 

Où puis-je voir les informations sur le coaching et la playlist ?

Vous pouvez accéder aux ressources coaching et playlist à partir de votre tableau de bord Mentor.

Coaching : Des ressources de coaching sont disponibles pour les managers afin qu’ils puissent les effectuer avec les conducteurs. Vous pouvez consulter les sessions de coaching passées et en effectuer de nouvelles avec les conducteurs. Vous pouvez également accéder au coaching recommandé et à d’autres ressources pour aider vos conducteurs ayant besoin d’un soutien supplémentaire.

Playlist : Les éléments de la playlist sont des cours réguliers automatiquement attribués aux conducteurs en fonction de leurs scores de conduite et qui sont conçus pour les aider dans les domaines où ils ont le plus besoin de s’améliorer. Vous pouvez voir quels conducteurs ont des éléments de playlist à effectuer sur leur profil de conducteur. Encouragez les conducteurs à rester à jour et en conformité pour s’améliorer.

 

Comment saurai-je si un conducteur a commis une nouvelle violation ?

Si votre équipe dispose d’une surveillance continue, votre application Mentor peut afficher toute nouvelle violation concernant l’un de vos conducteurs. Vous pouvez également afficher l’historique des événements de vos conducteurs en cliquant sur leur profil et en sélectionnant « collision », « incident » ou « violation ».

 

Qu’est-ce que RiskCOACH® ?

La formation RiskCOACH fournit aux conducteurs des cours interactifs dans leur playlist qui couvrent des sujets spécifiques liés à la conduite vigilante. Ces cours engageants de 5 à 10 minutes renforcent les bonnes pratiques de conduite et étendent les connaissances sur la manière de rester en sécurité dans diverses situations.

 

Qu’est-ce qu’« Une Seconde de Plus » ?

« Une Seconde de Plus » (One More Second) est un cours de conduite vigilante de 3 heures qui renforce les bonnes pratiques de conduite et étend les connaissances sur la manière de rester en sécurité dans diverses situations. Ce cours est entièrement narré et est divisé en segments de petite taille afin que les informations puissent être facilement digérées. Les parcours vidéo complets aident les conducteurs à explorer les dangers spécifiques de la conduite en milieu rural, sur autoroute et en ville. Les conducteurs peuvent s’entraîner à repérer les menaces avant qu’elles ne deviennent vraiment dangereuses, et les vérifications des connaissances garantissent que les informations critiques sont comprises et retenues.

 

Que doit faire mon équipe pour obtenir des scores et des niveaux de risque sûrs ?

Pour obtenir des scores et des niveaux de risque sûrs, les conducteurs de votre équipe doivent adopter des comportements systématiques de conduite sûre. En cas d’utilisation de la télématique de Mentor, vos conducteurs doivent réaliser des manœuvres fluides et éviter les manœuvres brutales et les comportements dangereux, tels que les excès de vitesse et la distraction. Les conducteurs doivent également réduire à un minimum leurs incidents, violations et collisions.

L’obtention d’un score de trajet « risque très faible » ou « ★★★★★ » est le résultat de comportements de conduite sûre. Un conducteur doit faire preuve d’une proportion élevée de manœuvres fluides sur toutes les manœuvres effectuées pendant le trajet et éviter les comportements dangereux.

Par exemple, un trajet comportant 3 arrêts fluides sur un total de 12 arrêts générera un score de risque plus élevé qu’un trajet similaire avec 2 arrêts fluides sur un total de 3 arrêts.

Un score de conduite sûre FICO supérieur ou égal à 710 correspond aux catégories « risque faible » et « risque très faible ». Les conducteurs obtenant ces scores sont 30 % moins susceptibles d’être impliqués dans une collision à l’avenir que les conducteurs obtenant des scores « risque moyen », « risque élevé » ou « risque très élevé ». 

Un autre aspect essentiel d’une culture de conduite sûre est l’apprentissage et le soutien continus. Mentor peut identifier les domaines qui doivent être améliorés et attribuer ou suggérer des éléments de playlist et de coaching pour renforcer les bonnes pratiques de conduite vigilante. Les fonctionnalités de Mentor, telles que les Circles, aident également à favoriser une communauté de conducteurs aux comportements sûrs tout en permettant aux équipes de célébrer leurs réalisations ensemble.

 

Mon équipe peut-elle interagir avec Mentor en cours de trajet ?

Vos conducteurs ne peuvent pas interagir avec Mentor pendant qu’ils sont au volant. S’ils appuient sur l’application Mentor en cours de trajet, une fenêtre contextuelle les empêchera d’interagir avec l’application.

 

En outre, les manipulations de leur téléphone déclencheront un événement distrayant, ce qui affectera leur score de conduite. Conseillez à vos conducteurs d’attendre d’être arrêtés en toute sécurité pour utiliser leur téléphone.

 

Avec les paramètres basés sur les trajets, Mentor mettra fin aux trajets après trois (3) minutes d’arrêt, lorsqu’il détecte un mouvement, comme la marche, ou lorsque les conducteurs mettent fin manuellement à leur trajet dans l’application.

 

Encouragez les conducteurs à ranger leur téléphone dans un endroit sûr avant de démarrer (par exemple sur un socle de chargement) afin que leur appareil ne glisse pas et ne déclenche pas involontairement un événement Distraction.

 

Comment mes conducteurs peuvent-ils marquer un trajet comme « passager » ou « personnel » ?

Pour les conducteurs basés sur les trajets, tous les trajets seront définis par défaut comme des trajets « conducteur ». Les trajets marqués comme « personnel » ou « passager » ne sont pas notés et ne contribuent pas au score global, aux miles, aux heures ou aux trajets effectués et ne sont pas inclus dans le tableau de bord. Il existe plusieurs façons pour vos conducteurs de marquer un trajet comme « passager » ou « personnel ».

Pour que les conducteurs modifient le statut de leurs trajets en « passager » ou « personnel » et que ces derniers soient exclus de leur score de conduite, demandez-leur de cliquez sur l’icône à côté d’un trajet et de choisir « passager » ou « personnel » dans la fenêtre contextuelle. Ils peuvent également faire glisser vers la gauche sur la case de trajet pour changer le statut en « passager » ou « personnel ».

Ils peuvent également avoir la possibilité de modifier plusieurs trajets à la fois en cliquant sur « Modifier » en haut à droite de la page « Trajets ». Ils peuvent ensuite sélectionner plusieurs trajets pour en modifier le statut.

Tous les trajets doivent être marqués correctement dans les sept jours suivant le trajet. Les trajets marqués comme « passager » ou « personnel » seront exclus du score global de conduite sûre FICO.

Certains conducteurs peuvent avoir accès aux heures de travail pour enregistrer automatiquement les trajets effectués pendant leur période de travail en tant que trajet « conducteur », et exclure ceux effectués en dehors de leur période de travail.

 

Comment puis-je aider les conducteurs ayant des notes « risque élevé » ou des évaluations médiocres ?

En tant que manager, Mentor peut vous aider à encourager des habitudes de conduite sûres et à aider les conducteurs à risque sur la base de données en temps réel. Les managers peuvent facilement voir les risques de leurs conducteurs dans l'application Mentor afin de favoriser la bonne communication au bon moment.

Encouragez vos conducteurs à passer régulièrement en revue leurs trajets et à tenir à jour les éléments de leur playlist. Favorisez une culture de communauté qui renforce l’amélioration continue. Le coaching peut également aider les conducteurs qui ont des risques élevés et de mauvaises évaluations de performance.