Qu’est-ce que Virtual Risk Manager(VRM)?

Votre entreprise peut choisir d’utiliser le portail du responsable en ligne appelé Virtual Risk Manager (VRM). Bien que Mentor mette à la disposition des responsables d’importantes données de conduite, VRM leur permet d’accéder à encore plus de données et de contexte pour les scores de conduite de leur équipe. 

VRM est une plateforme de gestion des risques liés à la conduite qui prend en compte cinq éléments interdépendants permettant de mesurer les risques liés à la conduite :

• Incidents
• Collisions
• Infractions routières
• Évaluation des risques
• Données télématiques (si disponibles)

Fonctionnalités et avantages : 

• Les tableaux de bord sont interactifs, ce qui permet aux responsables de déterminer des critères, d’exécuter des rapports et de repérer les risques. 
• Les données visuelles, comme les diagrammes et les graphiques, sont codées par couleur (rouge, jaune et vert) afin d’attirer l’attention sur les zones de risque ou de non-conformité.
• Il est possible de se concentrer sur l’ensemble de l’équipe du responsable ou de se focaliser sur des conducteurs individuels qui pourraient avoir besoin d’un soutien supplémentaire. 
• Déterminez les mesures à prendre pour soutenir les conducteurs les plus à risque en leur offrant une formation supplémentaire, un accompagnement* et d’autres ressources. 

Regardez Virtual Risk Managerᴹᴰ (5:02) pour en savoir plus sur VRM.  

 

 

Tableau de bord VRM

Votre tableau de bord VRM présente les analyses de votre équipe et met en évidence les informations importantes qui peuvent nécessiter votre attention (comme les risques potentiels ou les domaines de non-conformité).

Résumé de l’exposition au risque DriverINDEX^ᴹᴰ : affiche le nombre de conducteurs classés comme présentant un risque faible, moyen et élevé.

Population VRM : indique le nombre d’employés actifs, inactifs, en pré-embauche et en attente.

Scores DriverINDEX : indique les scores moyens des conducteurs actifs au cours des douze derniers mois.

Événements DriverINDEX : catégorise les types d’événements les plus courants qui ont affecté les résultats des conducteurs actifs au cours des douze derniers mois.

RoadRISK : montre la distribution des scores à l’évaluation RoadRISK, qui calcule le risque d’être impliqué dans une collision en fonction du comportement du conducteur et de son attitude au volant.

Scores de prudence au volant FICO^ᴹᴰ : affiche les résultats du score de conduite pour les utilisateurs de la télématique Mentor d’une semaine à l’autre.

 

Vue détaillée du conducteur

En plus des résumés des données des conducteurs de votre équipe, vous pouvez soutenir vos conducteurs les plus à risque grâce à une vue détaillée des données d’un conducteur en particulier.

Dans le dossier du conducteur, vous pouvez voir ses scores de conduite (le score DriverINDEX^ᴹᴰ, les points d’entreprise ou le score de prudence au volant FICO^ᴹᴰ), ses activités (comme les cours suivis et les certificats obtenus) et les résumés d’événements (comme les collisions, les incidents, les infractions et les évaluations des risques). Vous pouvez comparer les performances de conduite de la période en cours avec celles de la période précédente pour voir comment elles ont évolué dans le temps. Vous pouvez trouver les évaluations et les activités d’accompagnement ainsi que les événements historiques, les évaluations et les graphiques de Mentor (données mensuelles pour 100 milles).

 

 

Tableau de bord de l’accompagnement

La Boîte à outils d’accompagnement crée un climat de sécurité propice à un dialogue entre les responsables et les conducteurs. L’objectif est de réaffirmer l’importance de la création d’une Crash-Free Culture^ᴹᴰ (culture sans accident) et de veiller à ce que les conducteurs rentrent chez eux en toute sécurité après chaque journée. La participation active est essentielle pour que les conducteurs puissent modifier leur comportement et réduire le risque de collision.

Si la fonctionnalité d’accompagnement est activée, des séances peuvent être attribuées aux conducteurs de votre équipe dans VRM ou l’application Mentor. Vous pouvez voir quels membres de l’équipe ont besoin d’une session d’accompagnement pour le mois en cours grâce au DriverINDEX : Page de la carte de pointage sous le DriverINDEX : Colonne ACCOMPAGNEMENT. Si votre entreprise ne pratique pas d’accompagnement mensuel, les responsables peuvent utiliser le rapport sur les missions d’accompagnement, s’il est disponible.

Tout conducteur indiqué ayant le statut « Requis » aura besoin d’une séance d’accompagnement que vous, le responsable, planifierez en personne ou par téléphone.

 

Remarque : L’accompagnement peut également être disponible dans l’application Mentor.

 

 

Nouveaux incidents, collisions ou infractions

Les incidents, collisions et infractions nouvellement signalés seront mis en évidence sur votre tableau de bord VRM afin de vous alerter sur les risques accrus. Connectez-vous au portail et cliquez sur la vignette MVR.

Sous MVR+ : Dans les pages de résultats des vérifications MVR, les responsables peuvent voir les détails de la vérification MVR d’un conducteur actif, y compris les détails des restrictions de permis et des infractions antérieures. Vous pouvez voir la date à laquelle le rapport a été renvoyé, la date du dernier contrôle, l’état du MVR, les résultats et les éventuels codes d’infraction.

Les nouveaux rapports MVR des conducteurs sont disponibles sur le portail VRM, sous MVR+. Une fois que vous accédez à la page de résultats des vérifications MVR, vous verrez les détails des résultats MVR de votre équipe.

• Date de demande et date de retour : Indique la date à laquelle le dernier contrôle de permis a été envoyé et la date à laquelle les résultats ont été reçus. L’absence de date indique qu’une commande n’a PAS été soumise.
• Dernier DRM : Affiche la date de la dernière activité de contrôle des risques liés au conducteur (Driver Risk Monitoring, DRM).
• État du MVR : Indique l’état d’un contrôle de permis en cours de réalisation.
• Infraction/Vide : Indique si une infraction ou un dossier vide a été signalé. « Infraction » signifie qu’une infraction a été trouvée et « Vide » signifie qu’une violation n’a PAS été trouvée.
• Codes SVC : Liste les codes d’infraction dans le système pour le conducteur sélectionné. La description et la date de l’infraction sont affichées dans une infobulle lorsque ’on passe la souris sur le code.
• Détails du permis : Comprend la classe actuelle, le statut, la description et la date d’expiration.
• Rapport complet : Joint une version PDF détaillée du rapport.

Rapports

Les responsables disposent d’une série d’outils disponibles sur le portail VRM pour soutenir une culture de prudence au volant.

• Rapports sur les conducteurs : Consultez les informations relatives à la conduite de votre équipe ou d’un conducteur en particulier, y compris son score de prudence au volant FICOᴹᴰ et les données relatives aux trajets.
• MVR : Accédez aux détails concernant les données de vérification du MVR d’un conducteur actif (infractions et restrictions), les informations d’enregistrement et les actions administratives (comme les formulaires de consentement).
• Rapports sur les véhicules : Fournissent des détails sur les inspections de véhicules effectuées par leurs conducteurs afin d’identifier les dommages et d’alerter les responsables sur les problèmes à résoudre.

 Remarque : Les rapports concernent par défaut les conducteurs ayant un statut « Actif ».

 

Culture

L’onglet « Culture » de VRM contient divers documents nécessaires pour soutenir une culture de prudence au volant au sein de l’entreprise. Voici différents sujets qui peuvent soutenir une Crash-Free Culture^ᴹᴰ (culture sans accident) :

• Avis de confidentialité : Examinez les informations utilisées et la manière dont la vie privée de votre équipe est protégée.
• Politique des conducteurs : Consultez les conducteurs qui ont accepté les rôles et les responsabilités propres à votre entreprise.
• Autorisation de conduire : Vérifiez quels employés sont autorisés à conduire dans le cadre de leur travail.
• Voyager pour le travail : Consultez plus de détails sur les employés qui conduisent pour des raisons professionnelles.
• Détails du conducteur : Permet aux conducteurs de fournir des informations sur leur permis de conduire et leur véhicule.  

 

Autres outils VRM

Vous trouverez divers guides Mentor et des FAQ dans votre portail VRM. Vous pouvez également avoir accès à des documents téléchargés par votre entreprise pour soutenir votre programme de sécurité routière. Consultez l’onglet Guides/FAQ de votre portail pour obtenir plus d’informations.

Vous pouvez également avoir accès à l’onglet « Rapport de formation externe », qui permet de suivre la formation afin de s’assurer que tous les conducteurs respectent les différentes exigences de votre entreprise. Cliquez sur l’onglet « Rapport de formation externe » pour en savoir plus.

 

Comment puis-je utiliser Mentor pour soutenir mon équipe?

Puisque vous êtes un responsable, Mentor peut vous aider à encourager les habitudes de prudence au volant et soutenir les conducteurs à risque en se basant sur des données en temps réel. Les responsables peuvent facilement voir les risques de leurs conducteurs dans l’application Mentor afin de faciliter la bonne communication au bon moment.

Mentor vous permet de faire respecter les attentes de l’entreprise en matière de prudence au volant. Les détails des tableaux de bord de vos conducteurs (comme la formation requise et les activités récentes) doivent être abordés lors de vos vérifications régulières avec vos conducteurs, ou de manière plus urgente si un conducteur entre dans la catégorie des conducteurs à risque.

 

Comment savoir si les conducteurs ont besoin d’un accompagnement?

Les missions d’accompagnement sont conçues pour vous aider à organiser des réunions avec vos conducteurs. Lorsque vous ouvrez une session d’accompagnement, l’écran propose des questions ouvertes avec des zones de texte vides afin de faciliter les discussions collaboratives. Vous pouvez documenter votre session dans les zones de texte, enregistrer vos commentaires et vous y référer ultérieurement.

Dans l’application Mentor, le nombre de conducteurs qui ont besoin d’être accompagnés est affiché dans une carte sur le tableau de bord. Appuyez sur la vignette pour obtenir une vue détaillée de ces conducteurs et le ou les titres de leur formation requise.

Les responsables peuvent facilement visualiser la progression de l’accompagnement de leur équipe.

• Obligatoire : Indique le nombre de conducteurs qui doivent suivre au moins un module d’accompagnement mais qui ne l’ont pas encore commencé. Les responsables doivent planifier une session dès que possible, car le soutien du responsable est un élément nécessaire et essentiel pour rester en sécurité.
• En cours : Indique le nombre de conducteurs qui ont commencé leur accompagnement obligatoire avec vous mais qui ne l’ont pas terminé. Les responsables peuvent avoir besoin de contacter ces conducteurs pour terminer leur session ou soumettre une session terminée qui n’a pas encore été soumise.
• Facultatif : Indique le nombre de conducteurs qui ont un accompagnement disponible mais qui ne l’ont pas commencé ou terminé. Bien que l’accompagnement ne soit pas obligatoire pour ces conducteurs, les responsables peuvent souhaiter les rencontrer pour discuter des principes de prudence au volant afin de soutenir le programme de leur entreprise.
• Fermé : Indique le nombre de conducteurs auxquels un accompagnement a déjà été attribué, mais dont les modules ne sont plus disponibles. Les responsables devront continuer à surveiller l’apprentissage continu afin de maintenir le risque de collision à un niveau bas.
• Terminé : Indique le nombre de conducteurs qui ont terminé les modules d’accompagnement requis et qui sont en conformité. Les responsables sont encouragés à examiner les sessions achevées pour préparer les réunions à venir, célébrer les réalisations de leurs conducteurs et ajuster les objectifs de conduite de leur équipe en fonction de l’évolution des tendances.

 

 

Si les conducteurs signalent des dommages lors de l’inspection préalable, doivent-ils encore le faire après le trajet?

S’il n’y a pas de nouveaux dommages à signaler, il n’est pas nécessaire de les documenter une deuxième fois lors de l’inspection après le trajet.

S’il y a de nouveaux dommages à signaler, vous devrez le faire après le trajet. Lorsque vous effectuez votre inspection après le trajet, choisissez « OUI » pour être dirigé vers la liste de contrôle complète du DVIR.

 

Que faire si mon équipe a des préoccupations en matière de protection de la vie privée?

Les données personnelles des conducteurs collectées par Mentor sont confidentielles et seront soumises aux conditions générales de leur employeur ainsi qu’à la politique de confidentialité d’eDrivingᴹˢ.

 

Aucune information personnellement identifiable n’est transmise d’un téléphone intelligent aux serveurs de Mentor. La fonctionnalité « Cercles » permet de partager les scores de conduite (comme le score de prudence au volant FICO^ᴹᴰ/le score DriverINDEX^ᴹᴰ/les points d’entreprise), le comportement/la répartition des événements et les modules de liste de lecture en cours avec d’autres membres du cercle désigné. Aucune donnée de localisation n’est partagée.

 

Les conducteurs ont la possibilité de désactiver le partage avec les autres membres du cercle. Pour ajuster les paramètres de partage, sélectionnez le cercle de votre choix et appuyez sur « Modifier » pour activer ou désactiver le partage. Bien que le conducteur puisse désactiver le partage avec ses pairs, son score et ses notes de risque seront toujours partagés avec son responsable.

 

Pour les utilisateurs de l’application télématique, les données relatives aux trajets passagers et personnels ne sont pas incluses dans le calcul du score de prudence au volant FICO (les conducteurs doivent se rappeler d’identifier les trajets Passagers ou Personnels au moins une fois tous les sept jours pour que leur score reste exact).

Les trajets, le kilométrage et les scores de conduite des conducteurs ne seront pas publics, mais uniquement consultables par leurs responsables au sein de la même organisation, ou par les membres de tout cercle auquel un conducteur choisit de participer.

 

Où puis-je trouver des informations sur l’accompagnement et les listes de lecture?

Vous pouvez accéder aux ressources d’accompagnement et aux listes de lecture à partir de votre tableau de bord Mentor.

Accompagnement : Des ressources d’accompagnement sont disponibles pour les responsables afin qu’ils les complètent avec les conducteurs. Vous pouvez consulter les sessions d’accompagnement passées et en réaliser de nouvelles avec les conducteurs. Vous pouvez également accéder à des recommandations d’accompagnement et à d’autres ressources pour aider vos conducteurs qui ont besoin d’un soutien supplémentaire.

Liste de lecture : Les éléments de la liste de lecture sont des cours réguliers automatiquement attribués aux conducteurs en fonction de leurs scores de conduite et sont conçus pour renforcer les domaines dans lesquels ils ont le plus besoin de s’améliorer. Vous pouvez voir quels conducteurs ont des éléments de leur liste de lecture à remplir sur leur profil de conducteur. Encouragez les conducteurs à rester à jour et en conformité pour s’améliorer.

 

Comment puis-je savoir si un conducteur a commis une nouvelle infraction?

Si votre équipe dispose d’une surveillance continue, votre application Mentor peut afficher toute nouvelle infraction pour vos conducteurs. Vous pouvez également consulter l’historique des événements de vos conducteurs en appuyant sur leur profil et en sélectionnant « Collision », « Incident » ou « Infraction ».

 

Qu’est-ce que RiskCOACHᴹᴰ?

La formation RiskCOACH offre aux conducteurs des cours interactifs dans leur liste de lecture qui couvrent des sujets précis liés à la conduite préventive. Ces cours attrayants de cinq à dix minutes renforcent les pratiques d’excellence en matière de conduite et développent les connaissances sur la manière de rester en sécurité dans diverses situations.

 

Qu’est-ce que One More Second?

One More Second (Une seconde de plus) est un cours de conduite préventive de trois heures qui renforce les pratiques d’excellence de conduite et élargit les connaissances sur la manière de rester en sécurité dans diverses situations. Le cours est entièrement narré et divisé en segments de petite taille afin que les informations puissent être facilement digérées. Des vidéos aident les conducteurs à explorer les dangers particuliers de la conduite en milieu rural, sur autoroute et en ville. Les conducteurs peuvent s’entraîner à repérer les menaces avant qu’elles ne deviennent plus dangereuses, et des contrôles de connaissances garantissent que les informations essentielles sont comprises et retenues.

 

Que doit faire mon équipe pour atteindre des scores et des niveaux de risque sûrs?

Pour obtenir des scores et des niveaux de risque sûrs, les conducteurs de votre équipe doivent adopter des comportements cohérents de prudence au volant. Si vous utilisez la télématique de Mentor, vos conducteurs doivent effectuer des manœuvres en douceur tout en évitant les manœuvres brusques et les comportements dangereux, comme les excès de vitesse et les distractions. Les conducteurs doivent également réduire au minimum les incidents, les infractions et les collisions.

L’obtention d’un score « Risque très faible » ou ★★★★★ est le résultat de comportements de prudence au volant. Un conducteur doit effectuer une proportion élevée de manœuvres en douceur sur l’ensemble des manœuvres effectuées au cours du trajet, tout en évitant les comportements dangereux.

Par exemple, un trajet avec trois arrêts en douceur sur un total de douze arrêts aura un score de risque plus élevé qu’un trajet similaire avec deux arrêts en douceur sur un total de trois arrêts.

Un score de prudence au volant FICO supérieur ou égal à 710 correspond à un niveau de risque faible ou très faible. Les conducteurs qui se situent à ces niveaux sont 30 % moins susceptibles d’être impliqués dans une collision future que les conducteurs qui conservent des scores de risque moyen, élevé ou très élevé.

Un autre aspect essentiel d’une culture de prudence au volant est l’apprentissage et le soutien continus. Mentor peut identifier les domaines qui nécessitent une amélioration et assigner ou suggérer des éléments de la liste de lecture et de l’accompagnement pour renforcer les pratiques d’excellence en matière de conduite préventive. Les fonctionnalités de Mentor, comme les cercles, contribuent également à favoriser une communauté de conducteurs prudents tout en permettant aux équipes de célébrer leurs réalisations ensemble.

 

Mon équipe peut-elle interagir avec Mentor en conduisant?

Vos conducteurs ne peuvent pas interagir avec Mentor pendant qu’ils conduisent. S’ils appuient sur l’application Mentor lors d’un trajet, une fenêtre contextuelle empêchera les conducteurs d’interagir avec l’application.

 

En outre, la manipulation du téléphone déclenchera un événement de distraction, qui affectera leur score de conduite. Conseillez à vos conducteurs d’attendre d’être à l’arrêt pour interagir avec leur téléphone.

 

Avec les paramètres basés sur les trajets, Mentor terminera les trajets après trois minutes d’arrêt, lorsqu’il détecte un mouvement, comme la marche, ou lorsque les conducteurs terminent manuellement leur trajet dans l’application.

 

Encouragez les conducteurs à ranger leur téléphone dans un endroit sûr avant de commencer à conduire (par exemple, dans un support de charge) afin que leur appareil ne glisse pas et ne déclenche pas involontairement un événement de distraction.

 

Comment mes conducteurs peuvent-ils marquer un trajet comme « Personnel » ou « Passager »?

Pour les conducteurs basés sur les trajets, tous les trajets sont définis par défaut sur « Conducteur ». Les trajets marqués comme « Personnel » ou « Passager » ne sont pas notés et ne contribuent pas au score global, aux milles, aux heures ou aux trajets effectués et ne sont pas inclus dans le tableau de bord. Il y a plusieurs façons pour vos conducteurs d’indiquer qu’un trajet est « Personnel » ou « Passager ».

Pour que les conducteurs changent le statut de leurs trajets « Personnel » ou « Passager » et excluent ces trajets de leur score de conduite, demandez-leur d’appuyer sur l’icône à côté d’un trajet et de choisir « Personnel » ou « Passager » dans la fenêtre qui s’affiche. Ils peuvent également balayer vers la gauche la boîte du trajet pour changer le statut « Personnel » ou « Passager ».

Ils ont la possibilité de modifier plusieurs trajets à la fois en cliquant sur « Modifier » dans le coin supérieur droit de la page « Trajets ». Ils peuvent alors sélectionner plusieurs trajets pour en modifier le statut.

Tous les trajets doivent être marqués correctement dans les sept jours suivant leur réalisation. Les trajets portant la mention « Personnel » ou « Passager » seront exclus du score global de prudence au volant FICO.

Certains conducteurs peuvent avoir accès aux heures de travail pour enregistrer automatiquement les trajets effectués pendant leur période de travail en tant que conducteur, tout en excluant les trajets effectués en dehors de leur période de travail.

 

Comment puis-je aider les conducteurs à risque élevé ou dont les performances sont médiocres?

Puisque vous êtes un responsable, Mentor peut vous aider à encourager les habitudes de prudence au volant et soutenir les conducteurs à risque en se basant sur des données en temps réel. Les responsables peuvent facilement voir les risques de leurs conducteurs dans l’application Mentor afin de faciliter la bonne communication au bon moment.

Encouragez vos conducteurs à revoir régulièrement leurs trajets et à rester à jour avec les éléments de leur liste de lecture. Favorisez une culture de communauté qui renforce l’amélioration continue. L’accompagnement peut également aider les conducteurs qui sont confrontés à des risques plus élevés et à de mauvaises notes de performance.